Dokumentasjonen må vise at en plan for medvirkning og dialog med lokalsamfunnet er gjennomført. Eksempler på slik dokumentasjon er brosjyrer, pressemeldinger, nettsteder, dokumentasjon på åpne møter og referater fra regelmessige møter i kontaktgruppen. Programmet må alltid være basert på toveis kommunikasjon. Dokumentasjonen må vise aktivitetene som er gjennomført, og de aktuelle gruppene som er invitert eller har deltatt. Eksempler er møtereferater, korrespondanse og deltakerlister.