I alle prosjekter, uavhengig av størrelse, skal én person ha ansvaret for de miljømessige og sosiale aspektene. I mindre prosjekter kan et medlem av prosjektgruppen ha dette ansvaret i tillegg til andre oppgaver. Store prosjekter har sannsynligvis en egen bærekraft- eller miljøleder eller koordinator.  I samarbeidsprosjekter kan samme person ha denne oppgaven i alle faser.

For å kunne oppnå poeng må man ha utarbeidet detaljerte oppgaver og ansvarsområder for stillingen i prosjektet.

Dokumentasjonen kan være en formell registrering av utnevnelsen, referater fra møtene der rollen defineres, rapporter fra den utnevnte personen til prosjektgruppen eller et organisasjonskart eller tilsvarende som viser roller og ansvarsområder i prosjektgruppen eller prosjektledelsen.