Ideelt sett bør lokalsamfunnet medvirke tidlig i hver enkelt fase av den samlede prosessen (for eksempel under utviklingen av prosjektplanen, under prosjekteringen og før byggingen starter). Det kan gjennomføres i form av et enkelt folkemøte eller gjennom et mer omfattende arrangement med planlegging av tiltak, avhengig av prosjektets omfang og type. Eksempler på andre tilnærminger er å gå fra dør til dør og stille spørsmål eller å distribuere hefter eller nyhetsbrev. De siste alternativene bør hovedsakelig brukes ved oppfølging av samhandlinger som allerede har funnet sted. Slike tiltak betraktes i økende grad som begynnelsen på en «kontaktstrategi» overfor lokalsamfunnet snarere enn som samhandling.

Vi gjør oppmerksom på at det å bare gi informasjon ikke regnes som medvirkning. Ekte medvirkning gir interessenter mulighet til å delta i beslutningsprosessen – i det minste til en viss grad. Alle former for samhandling må derfor ha en innspillsordning, slik at lokalsamfunnet kan gi innspill og at det blir tatt hensyn til disse når det er relevant.

Det er ikke mulig å utelate dette kriteriet, ettersom det alltid vil være interessenter som bør medvirke – selv på avsidesliggende steder uten naboer i umiddelbar nærhet. Eksempler er lokale eller regionale myndigheter, lokale eller nasjonale interesseorganisasjoner eller nasjonale miljøetater.

Dokumentasjonen kan være rapporter eller referater fra møter med aktuelle grupper i relevante prosjektfaser. Man må også dokumentere hvordan informasjonen fra disse aktivitetene deretter kommuniseres til prosjektgruppen.