Mens innledende og videre medvirkning for lokalsamfunnet representerer én spesifikk milepæl, som kan gjennomføres i flere prosjektfaser, krever planen for medvirkning og dialog med lokalsamfunnet kontinuerlig innsats for å opprettholde medvirkningen for alle lokale interessenter gjennom planleggings-, prosjekterings- og anleggsfasen. Dette skal ikke bare være et tiltak for å håndtere klager, men også omfatte toveis kommunikasjon med lokalsamfunnet.

En god forberedt og effektiv plan for medvirkning og dialog med lokalsamfunnet bør omfatte miljømessig, sosial og økonomisk påvirkning, for eksempel

• vesentlige miljøaspekter knyttet til det ferdigstilte prosjektet
• vesentlige miljøaspekter i anleggsfasen
• konsekvenser for transport
• konsekvenser for lokalsamfunnets inntektsgrunnlag under anleggsprosessen
• gjennomføring og fremdrift for arbeidet i design- og anleggsfasen
• muligheter for sysselsetting og kompetanseutvikling under gjennomføringen og som et resultat av det ferdigstilte prosjektet

Denne påvirkningen kan fastsettes ved hjelp av en vurdering av miljø- eller transportkonsekvenser.

En effektiv plan for medvirkning og dialog med lokalsamfunnet bør også bidra til riktige forventninger hos de som medvirker. Med andre ord bør medvirkningen ikke skape urealistiske forventninger til prosjektet.

Hvis det ikke er identifisert interessenter i løpet av den innledende medvirkningen (og man dermed kanskje ikke regner det for å være nødvendig med en plan for medvirkning og dialog med lokalsamfunnet), er det viktig å være klar over disse fire viktige faktorene:

• Man har kanskje ikke nådd ut til en representativ andel av lokalsamfunnet gjennom den innledende medvirkningen.
• Sensitive aspekter blir kanskje ikke avdekket umiddelbart. Det kan gå lang tid før alle interessenter er oppmerksomme på prosjektforslaget eller prosjektet.
• Selv om området er avsidesliggende, kan naboer påvirkes av endringer prosjektgruppen ikke har forutsett.
• Selv om lokalsamfunnet stort sett er positivt innstilt, kan sensitive aspekter og muligheter først komme til overflaten i en senere prosjektfase.

Måltall

For å støtte vurderingen av dette aspektet kan man gjennomføre skrivebordsstudier eller demografiske undersøkelser i lokalsamfunnet som er berørt, ideelt sett helt i startfasen av prosjektet, for å identifisere den lokale demografiske fordelingen og demografiske grupper. Eksempler på slike ulike grupper er minoriteter, kjønnskategorier, lokale bedriftseiere og ansatte, aldersgrupper, pensjonister, personer med funksjonsnedsettelser, religiøse grupper og sosioøkonomiske grupper.

Hvor effektiv planen for medvirkning og dialog med lokalsamfunnet fungerer, kan måles og rapporteres ved hjelp av måltall, som i eksemplet nedenfor.

Prosentandelen av den berørte lokalbefolkningen innenfor hver enkelt identifisert demografisk gruppe som har deltatt, kan fastsettes ved hjelp av en formel som f.eks.:

Dokumentasjonen må vise at en plan for medvirkning og dialog med lokalsamfunnet er gjennomført. Eksempler på slik dokumentasjon er brosjyrer, pressemeldinger, nettsteder, dokumentasjon på åpne møter og referater fra regelmessige møter i kontaktgruppen. Programmet må alltid være basert på toveis kommunikasjon. Dokumentasjonen må vise aktivitetene som er gjennomført, og de aktuelle gruppene som er invitert eller har deltatt. Eksempler er møtereferater, korrespondanse og deltakerlister.